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Archiviazione PEC e Posta Elettronica

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MailStore L’archiviazione della posta elettronica automatica, semplice e sicura MailStore archivia automaticamente tutti i messaggi email in ingresso e in uscita in un sistema centrale e sicuro. MailStore è la soluzione flessibile che funziona con qualsiasi mail server e con qualsiasi client di posta elettronica. È la soluzione ideale di archiviazione e gestione delle email per le piccole e medie imprese nel pieno rispetto della normativa relativa al mantenimento delle conversazioni digitali.

I vantaggi

  • Veloce e facile per gli utenti che possono accedere rapidamente alle email archiviate, incluse quelle cancellate per errore.
  • Autonomia degli utenti che possono recuperare, senza chiedere a nessuno, le loro email.
  • Nessuna email andrà persa accidentalmente o per problemi tecnici poiché MailStore è anche uno strumento di backup di tutte le email che saranno facilmente recuperabili.
  • La possibilità di accedere ai messaggi di altri utenti, se si hanno i diritti, permette di semplificare le attività di recupero delle informazioni nel caso in cui un dipendente lasci l’azienda.
  • L’archiviazione automatica dei messaggi in entrata e in uscita assicura conformità alla normativa vigente e permette di tutelarsi contro rischi legali o reclami di clienti.
  • Una volta archiviate, le email possono essere eliminate dalle caselle del server di posta, ciò consente una notevole riduzione del carico dei server di posta.

Come Funziona

La strategia di archiviazione di MailStore può essere personalizzata in base alle esigenze specifiche di ogni azienda. Ogni email inviata o ricevuta viene automaticamente archiviata, identica a quella originale, in un sistema centrale. Gli utenti accedono direttamente all’archivio dal proprio computer e possono eseguire ricerche per data, mittente, oggetto, destinatario o specificare le parole da cercare nel corpo o all’interno degli allegati. Gli utenti possono ripristinare le email, anche quelle cancellate, in autonomia. Si può accedere all’archivio attraverso un browser, un qualunque client IMAP, tramite mobile e anche da Outlook. Inoltre si può accedere all’archivio di MailStore anche tramite una applicazione desktop che consente ricerche immediate.

Strategia di archiviazione personalizzabile

Benefici sul piano tecnico e sul server

Grazie a MailStore si può ottenere una riduzione del carico dei server di posta poiché le email, una volta archiviate, possono essere eliminate dalle caselle del server. Questo consente di avere un mail server snello e con modesti carichi di lavoro. Si può scegliere il sistema di posta migliore, sia on premise sia in cloud, con la certezza che MailStore sarà in grado di archiviare in sicurezza tutti i messaggi. 

Inoltre alcune procedure gravose, come la gestione dei file .PST, diventano inutili, essendoci un archivio centralizzato per le email. Infine, MailStore, grazie a un efficiente algoritmo di compressione applicato durante l’archiviazione delle email, riduce almeno del 40% l’occupazione dello spazio disco dedicato alle mail.

Differenza tra Backup e Archiviazione

Si fa presto a dire backup, si fa presto a dire archiviazione.

Se si pensa solo al concetto di copia di una email, allora backup e archiviazione possono sembrare simili. Ma non è così. Le differenze tecniche e di obiettivi fra le due cose sono molto differenti. Obiettivo Backup Archiviazione Riduzione del carico dei server di posta e semplificazione dei processi di backup e ripristino grazie all'outsourcing dei servizi email No Sì Eliminazione delle quote delle caselle di posta elettronica No Sì Eliminazione dei file PST No Sì Riduzione dei requisiti di archiviazione grazie a un'archiviazione a istanza singola No Sì Archiviazione completa di tutti i messaggi email No, ad esempio, un'email può essere eliminata subito dopo la sua ricezione, prima dunque di essere salvata con un'operazione di backup. Sì Archiviazione delle email completa e a prova di manomissione No Sì Indicizzazione full-text delle email per consentirne una rapida ricerca No Sì Ripristino semplice e rapido di tutte le email andate perdute No, i tecnici IT devono dapprima eseguire un ripristino del backup con grande dispendio di energie. Sì, gli utenti sono in grado di recuperare i messaggi email con un solo clic. Rispetto dei requisiti legali No Sì

Casi di successo

Sistemi Open   Italsempione

Sistemi Open ha scelto MailStore per il cliente Italsempione S.p.A. che grazie al sistema di archiviazione dedicato all'email ha risolto problemi operativi e strutturali che rallentavano la propria produttività.

Pubblicazione ottobre 2016

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